알기쉬운 전자문서 가이드

다음 그림은 종이로 된 주문서를 전자거래문서로 표현한 예를 보여주고 있다. 이 그림에서 왼쪽에 있는 주문서는 전자문서교환 방식을 사용하는 전자문서(오른쪽 위)로 표현될 수도 있고, 확장형 표기 언어(XML)를 사용하는 전자문서(오른쪽 아래)로 표현될 수도 있다.

ƀ 전자거래문서의 유형

∘ EDI(Electronic Data Interchange) 문서

기업간 거래에 관한 데이터와 문서를 표준화하여 컴퓨터 통신망으로 거래 당사자가 직접 송·수신하는 정보전달 시스템이다. 주문서·납품서·청구서 등 무역에 필요한 각종 서류를 표준화된 상거래서식 또는 공공서식을 통해 서로 합의된 전자신호로 바꾸어 컴퓨터 통신망을 이용하여 거래처에 전송한다.

전자문서교환에서 사용하는 국제적인 통신표준은 현재 국제연합이 중심이 되어 만든 UN/EDIFACT의 표준을 따르고 있다.

∘ XML/EDI 문서

XML/EDI는 EDI를 통하여 교환된 데이터를 XML기반 타 업무 프로세스에 바로 적용될 수 있는 개방적 구조를 가지기 때문에 업무 효율성의 제고 등 실질적인 EDI 도입의 효과를 기대할 수 있으며, 값싼 구축/운영비용과 인터넷을 바로 이용할 수 있다는 장점이 있다.

∘ XML(Extensible Markup Language) 문서

XML은 데이터의 저장 및 교환을 위한 대표적 문서교환 표준인 SGML(Standard Generalized Markup Language)과 HTML(Hyper Text Markup Language)의 장점을 모두 가질 수 있도록 1996년 W3C(World Wid Web Consortium)에서 제안하였으며 웹상에서 구조화된 문서를 전송 가능하도록 설계된 정보 교환을 위한 웹 표준이며, 최근 전자거래 및 각종 업무에서 표준으로 폭넓게 채택되어 사용되고 있다.

1. 전자문서의 등장배경

전자문서가 등장하기 전에는 기업간 거래에 필요한 문서를 교환하기 위해서 주로 인편이나 우편, 팩스 등의 방법을 사용하였다.    그러나 기업이 대형화, 국제화되고 기업간의 거래규모도 크게 증가하여 기존의 종이문서를 사용한 문서교환방식은 늘어나는 데이터를 교환하는 데 드는 비용과 시간을 감당하기가 어렵게 되었다.   컴퓨터 및 통신 기술이 비약적으로 발달하면서, 기업들은 늘어나는 업무의 효율적인 처리를 위해 컴퓨터를 사용하게 되었으며, 기업간 문서교환에 전자문서를 사용하게 되었다.

  2. 전자문서의 필요성

다음 그림은 기업 간 문서 교환이 빈번히 이루어지는 모습을 보여준다.

만일, A사와 B사 간에 교환되는 문서를 모두 종이문서를 사용한다고 가정하면, 엄청난 시간과 노력이 소요될 것이다. 예를 들어, A사에서 문서편집기를 사용하여 진행사항보고 요청서를 작성한 다음 우편, 팩스 또는 인편을 사용하여 B사로 보내면 B사에서는 이 문서를 받아서 처리한 다음, 다시 진행사항보고서를 작성하여 A사로 전송하게 되는데, 이러한 간단한 문서 교환에도 하루나 이틀 정도의 시간이 걸리게 되며, 문서 작성과 전송 등에 많은 비용이 소요되게 된다.

∘ 종이문서교환방식

∘ 전자문서교환방식

기업 간 거래에서 전자문서를 이용하게 되면, 종이문서교환방식에 비해 비용을 절감할 수 있고, 거래에 드는 시간 특히 문서를 전달하는데 걸리는 시간을 비약적으로 단축시킬 수 있다. 또한 표준화된 문서를 사용하게 되므로, 서류의 중복이나 오류를 줄이는데도 도움이 되고, 업무소요시간을 단축시켜 담당 인력의 생산성을 향상시킬 수 있으며, 재고를 관리하는데 드는 비용을 경감시킬 수 있다.

3. 섬유업종에서의 전자문서시스템 적용에 따른 업무개선 효과

ƀ 실생활에 있어서 ‘공통’언어의 필요성

ƀ 전자거래에서 표준 전자문서의 필요성

◦ 어떤 회사가 각각 n개의 회사들과 거래를 한다고 가정했을 때, 표준을 사용하지 않는다면 이 회사는 각각 n개회사의 규격으로 된 전자문서를 사용하여 거래를 하게 된다.(시스템 구축, 전자문서 개발비용의 중복)

◦ 어떤 회사가 표준 전자문서를 사용하여 각각 n개 회사와 거래를 한다면 표준 전자문서 1가지만 사용하면 추가 비용 없이 n개회사와 거래를 할 수 있다.

◦ 기업 간에 전자문서를 교환하는데 있어서 가장 중요한 것은 반드시 표준 전자문서를 사용해야 한다는 것이다. 전자문서는 종이문서와는 달리 사람이 처리하는 것이 아니라 컴퓨터에 의해 처리되기 때문에 전자문서를 주고받는 업체들이 서로 약속된 표준을 따르지 않고 임의로 전자문서를 작성하게 되면 그 의미를 파악할 수 없게 된다.

ƀ 표준 전자문서의 개발

◦ 표준전자문서는 업종표준과 공통표준으로 구분되며, 수평적 재활용성과 수직적 확장성을 갖는다.

◦ 표준전자문서를 개발할 때 개발자는 가이드라인의 조립규칙을 비롯한 각종 지침을 참고하여XML 라이브러리의 컴포넌트들을 조합함으로써 전자문서를 만들 수 있다.

① 개발자는 업종에서 필요한 전자문서를 만들기 위해 REMKO (전자거래중앙등록저장소)에 접속하여 XML 라이브러리를 다운로드 받는다.

② XML 라이브러리의 전자문서 중 기초가 될 전자문서를 선택하고, 컴포넌트들을 전자문서 개발가이드라인에 따라 조합한다.

③ XML 라이브러리에 포함되지 않은 부분을 적용하기 위해 전자문서 개발가이드라인의 확장규칙에 따라 컴포넌트를 확장한다.

∘「전자문서 개발 가이드라인」과 XML 라이브러리는 아래의 URL에서 다운로드 받을 수 있다.

URL : http://www.remko.or.kr (전자거래중앙등록저장소)

1. ebXML

지난 몇 년 사이에 전 세계적으로 전자상거래에 대한 관심이 높아짐에 따라 수많은 IT업체(MS, IBM, Sun, etc)가 전자상거래를 위한 다양한 표준화 노력을 보였다. 특히, XML의 데이터 처리능력에 대한 장점이 부각되면서 여러 기구 및 단체에서 XML의 e-비즈니스 표준화를 시도하였고, 그 결과 1999년에는 수십가지의 표준화가 진행되어 혼란이 가중되었다. 이처럼 여러 표준들이 난립하여 전자상거래는 오히려 퇴보할 수 있는 상황이었고, 이에 e-비즈니스 표준화에 있어 가장 권위있는 UN/CEFACT와 OASIS 두 기관이 이러한 시장상황을 바로잡고, 표준을 둘러싼 과도한 경쟁을 막고자 전 세계적으로 단일한 전자상거래 공통의미론 및 표준화작업을 공동 진행하였고, 그 결과 XML 기반의 개방형 표준인 ebXML이 탄생하게 되었다.

ƀ 세계 ebXML 프로젝트 채택현황

세계적인 ebXML 채택 현황을 보면, 아시아지역에서는 한국, 일본, 홍콩, 중국, 태국, 말레이시아, 싱가폴, 호주 등 동남아시아의 주요국에서 상당부문 진척된 형태의 ebXML프로젝트들이 정부의 재정지원으로 진행된다는 점에서 ebXML은 아시아 전자교역의 중요한 표준 인프라로 공고히 구축되고 있다는 점을 알 수 있다.

ƀ 아시아 지역에서의 ebXML 현황

ebXML은 아시아지역에서 한국, 일본, 홍콩을 중심으로 8개 국가가 PAA(Pan Asia eCommerce Alliance : 범아시아 전자상거래 협의체)를 결성하여 상호 협력 하에 표준화를 추진하고 있고, eAC(ebXML Asia Committee : ebXML 아시아 위원회)를 조직하여 아시아 각국에서 개발된 ebXML 솔루션제품들의 상호운용성을 테스트, 인증하며 아시아지역의 ebXML 표준화를 선도하고 UN/CEFACT 등 국제표준화기구에 아시아지역의 의견을 반영하고 있다.

ƀ ebXML 의 구성요소

2. ebXML을 사용하면 어떤 효과를 얻는가?

ƀ 재활용성

XML 문서는 그 구성이 각각의 엘리먼트(‘<,>’(태그)로 둘러싸인 항목), 즉 컴포넌트로 구성이 된다. 이러한 컴포넌트들 중 모든 문서에서 공통적으로 사용되는 컴포넌트들을 골라내어 핵심컴포넌트를 만들고, XML문서를 만들 때 핵심컴포넌트를 사용하여 XML 문서를 만든다. 이렇게 하면 XML 문서를 만들 때마다, 컴포넌트를 만드느라 고민할 필요 없이, 만들어져 있는 핵심컴포넌트에서 필요한 항목을 뽑아 쓰기만 하면 되므로, 문서개발에 중복되는 시간과 비용을 대폭 절약할 수 있으며, 문서의 구성도 표준화시킬 수 있다.

ƀ 비즈니스프로세스 활용

기존의 표준들은 대부분 단순히 문서만을 표준화하여 사용하는 것과는 달리, ebXML 에서는 재활용의 수준을 문서수준뿐만 아니라, 시나리오 수준까지 확대해 사용한다. 즉, 비즈니스 전 과정을 모델링하여 시나리오를 작성하고, 이 시나리오에 따라서 B2B거래를 자동화해 실행한다.

∘ 표준화 범위의 변화

3. 적용 사례

국내․외에서 ebXML을 활용한 적용사례가 많이 발표되고 있으며, 그 중 최근 국내에서 진행된 적용사례를 요약해보면 다음과 같다.

ƀ 철강업종 ebXML 적용사례

포스코와 공급사들은 2004년 12월까지 100개사를 대상으로 ebXML 기반 전자상거래시스템을 구축하여 확대․보급키로 하고 일부 공급사를 대상으로 시범 운용한 결과, 업무효율성이 대폭 향상되었다.

∘ 기존 : 포스코가 발주를 내고 공급사 담당자에게 전화하면, 공급사 쪽에서 포스코 시스템에 접속해 이를 확인하고, 발주내용을 다시 공급사 시스템에 입력해야 하는 등 업무절차가 다소 번거로웠다.

∘ ebXML 시스템 : 직접 표준전자문서를 통해 포스코에서 공급사로 발주하게 되고, 공급사는 이 데이터를 곧바로 내부시스템에 적용할 수 있게 되었다.

<자료제공 : 포스데이타>

ƀ 카드사 여행 산업 ebXML 적용사례

삼성카드 여행서비스에 도입한 ebXML Message Service는 여행업계에 도입한 최초의 사례로서, ebXML Message Service 명세를 통해 실제 비즈니스를 하고 있는 여행업에 적용하여 그 활용 가능성 및 향후 발전 가능성에 대한 신뢰를 얻을 수 있게 되었다.

∘ 기존 : 여행상품을 예약한 고객은 예약한 상품의 확인을 실시간으로 받을 수 없어 불만이 야기되었다. 또한 상담원의 업무가 대부분 전화 등의 수작업이 많아 업무의 효율성이 떨어졌다. 그 결과 국내 여행업계 전반적인 전산 인프라의 부족으로 인해 실시간 여행상품의 재고정보 확인이 되지 않았다.

∘ ebXML 시스템 : 여행상품을 제공하는 공급업체와의 여행상품 데이터를 ebXML 시스템을 통해서 연동함으로써 고객의 예약과 동시에 금액 및 예약결과에 대한 확인을 받을 수 있으며, 상담원을 통해 이루어졌던 모든 수작업부분이 자동화되어 상담원인력감소로 인한 수익구조 개선 및 안전성을 확보하게 되었다. 또한 ebXML 이라는 국제표준 프레임워크를 사용함으로써 해외의 여행업체와 여행상품 데이터의 연동이 용이하다는 큰 장점을 가지게 되었다.

<자료제공 : 삼성SDS>

ƀ 현대자동차 ebXML 적용사례

한․일간 e-Trade Hub 구축사업의 일환으로 현대기아 자동차의 기간계 시스템을 ebXML 시스템으로 개선하는 프로젝트를 수행하였다.

∘ 기존 : 문서를 송수신하기위한 프로세스가 여러 단계로 나누어져있으며, 각 단계별 운영주체가 서로 달랐다. 또한 문서가 실시간이 아니라 프로세스 별로 순차(BATCH) 실행되기 때문에 문서 송수신에 많은 시간이 소요되었다. 관세법 등 법률․규정이 개정될 경우 이를 기간계 시스템과 송수신 프로세스에 적용해야하지만 모든 연계주체별로 변경 내용을 통지 및 적용해야 하기 때문에 변경시간이 과다 소요되었다.

∘ ebXML 시스템 : ebXML기반 시스템을 적용한 결과 신속한 업무처리가 가능해졌으며, 연계주체가 일원화되고 메시지 처리 상태 확인이 가능해짐으로써 오류발생시 신속한 대처가 가능해졌으며, 송수신 프로세스를 단축함에 따라 장애요인이 감소하였다. 또한, 기존업무의 변경이나 신규업무추가가 용이해졌다.

<자료제공 : KTNET>

※ 상기의 ebXML 적용사례들은 전자거래진흥원에서 발간한 「ebXML 매거진」 2004년 vol 2, 「e-Biz 표준화백서」에서 상세한 내용을 볼 수 있다.

ƀ 각 업종에서는 전자문서를 개발함에 있어 한국전자거래진흥원의 컨설팅 등 기술적 지원을 받을 수 있으며, 업종의 전자문서표준화 대표업체․기관에 문의하면, 업종의 대표기관에서는 KEC 사무국인 한국전자거래진흥원에 업종SC의 개최를 요청할 수 있다.

  1. 국내기관

■ 한국전자문서교환위원회(KEC) (URL : http://www.kebic.or.kr/edi/edi_fram_4.asp)

한국전자문서교환위원회(KEC)는 전자거래기본법 제24조 2항에 의거 전자문서에 관한 표준을 조사, 심의, 의결하기 위하여 대통령령에 따라 산업자원부에 설치된 법정위원회이며, 한국전자거래진흥원이 KEC의 사무국을 담당하고 있다.

□ KEC의 주요업무

∘ 전자문서의 표준화에 대한 기본방향 및 추진계획의 수립

∘ 전자문서에 관한 표준의 제․개정 및 폐지와 보급 및 활용촉진

∘ 전자문서의 표준화를 위한 국제협력

– 전자문서 표준 관련 국제회의의 한국대표기관 역할

(UN/CEFACT, AFACT 등)

∘ 국가 표준전자문서 고유번호 부여

∘ 표준전자문서 감리 및 인증

∘ 한국EDIFACT(KEDIfact)와 표준 비즈니스 프로세스 및 컴포넌트 라이브러리의 연구․개발(심의․제정․개정․폐지 및 고시 등) 유지관리, 사용안내․보급촉진

∘ 기타 전자거래 활성화를 위한 제도개선방안 등의 건의

□ KEC 산하 전문위원회

 한국전자거래진흥원(KIEC) (URL : http://www.kiec.or.kr)

한국전자거래진흥원(KIEC)은 국내 전자거래의 촉진을 위한 사업을 효율적․체계적으로 추진하고 전자거래관련정책의 개발을 지원하기 위해 정부산하기관으로 설립(전자거래기본법 제22조)되었으며, 국내 전자거래의 활성화를 지원하고 관련 표준을 연구 및 개발하며, 국제교류 및 협력을 통해 국가경쟁력을 높이는데 기여함을 목표로 한다.

□ 주요업무

∘ e-비즈니스 정책 및 e-비즈니스 관련 법제 등 제도 연구

∘ e-비즈니스 분야 현황조사 및 문제점진단

∘ 전자문서 표준연구개발 및 전자거래표준(ebXML) 제정․보급

∘ 전자거래중앙등록저장소 운영 및 상호운용성 표준화기술 개발

∘ 한국전자문서교환위원회 및 국제표준관련 국내위원회 운영

∘ 전자거래에서 발생하는 분쟁사례조사/분석 및 분쟁 조정

∘ 국제표준화기구의 표준화활동에 참여 및 국제협력채널 구축

∘ e-비즈니스 대상운영 및 e-trust 인증

∘ e-비즈니스 전문인력 양성을 위한 교육

∘ 전자상거래 활성화를 위한 e-비즈니스 관련기술 지원 및 기술개발투자유도

□ 한국전자거래진흥원의 역할

 기술표준원(KATS) (URL : http://www.ats.go.kr)

산업자원부 기술표준원은 국가표준화기관으로서 한국산업표준(KS표준)을 제정하고 관리하며 ISO 등 관련 국제표준기관들에서 우리나라를 대표하여 국내기술들이 국제표준에 반영되도록 하고 있으며 ISO 회원기관이다.

□ 주요업무

∘ 기본부문~정보산업부문까지 16개 부문으로 구성하여 KS규격을 발간․보급하고 관리

∘ 국제표준의 보급 및 정보제공, 국제표준활동 참여

∘ 전기용품, 승강기 및 생활용품에 대한 안전관리 및 공정한 상거래의 보장을 위한 계량기 검정

∘ 국가의 정밀측정 및 시험능력을 향상시키기 위한 국가공인교정시험기관 인정제도 운영

∘ 주요 교역대상국과의 FTA협상에서 기술장벽해소를 위한 논의

∘ 국내에서 개발된 기술을 적극적으로 발굴․보급하기 위하여 신기술인증제도 운영

한국표준협회(KSA) (URL : http://www.ksa.or.kr) 

한국표준협회는 62년 산업표준화법에 의거 설립된 특별 법인으로 산업표준화 · 품질경영에 관한 산업교육, 조사 · 연구, KS · ISO 인증, 국내 규격 및 국제 규격의 발간  보급 활동을 하고 있다.

□ 주요업무

∘ KS 규격 발간 및 보급, 해외규격 보급 및 정보제공

∘ KS인증, 시스템 인증

∘ 신기술 및 신수요 분야 국가표준(KS) 개발

∘ 단체표준화 촉진을 위한 표준개발 및 보급확산 지원

∘ ISO/IEC JTC1 및 산하 SC 활동을 중심으로 한 국내 전문가의 국제표준화 활동 지원

∘ 산업표준화에 관한 조사 · 연구 · 지도 · 계몽

∘ 품질경영 등 관리기술에 관한 지도 · 계몽 · 교육

2. 국제기관

 UN/CEFACT (URL : http://www.unece.org/cefact/)

UN/CEFACT는 국제 전자문서 표준화기구로서, UN산하의 경제 및 사회위원회가 인정한 산업체, 정부간 기관, 회원 국가의 기구가 참여하고 있다. UN/CEFACT는 세계적인 개방적이고 상호운용 가능한 전자적 비즈니스 표준과 스펙의 개발 및 구현을 강력하게 지원하고 있다.

□ UN/CEFACT의 포럼

 ISO (URL : http://www.iso.org)

ISO(International Organization for Standardization: 국제표준화기구)는 상품 및 서비스의 국제적 교환을 촉진하고, 지적 과학적 기술적 경제적 분야에서의 협력 증진을 위하여 세계 공통의 표준 개발을 목적으로 1947년에 설립된 기구로써, 2001년 말 현재 세계 140개국이 회원으로 가입하고 있으며,  약 13,500 종의 표준을 보유하고 있다. 우리나라는 1963년 6월 공업진흥청이 가입하였으며 현재는 산업자원부 기술표준원이 회원기관으로 되어있다.

ƀ 주요업무

∘표준 및 관련 활동의 세계적인 조화를 촉진시키기 위한 조치

∘국제규격을 개발, 발간하며, 이 규격들이 세계적으로 사용되도록 조치

∘회원기관 및 기술위원회의 작업에 관한 정보의 교환을 주선

∘관련 문제에 관심을 갖는 다른 국제기구와 협력하고, 특히 이들이 요청하는 경우, 표준화사업에 관한 연구를 통하여 타 국제기구와 협력

ƀ  ISO의 조직

부록 2. KIEC 전자문서 관련 사이트